INFORMAČNÁ POVINNOSŤ

o ochrane osobných údajov

Akékoľvek nakladanie s osobnými údajmi sa riadi nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 zo dňa 27. 4. 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov“ alebo len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Zodpovedná osoba : Mgr. Iveta Marošová

Ak by ste sa s nami chceli skontaktovať v súvislosti so spracovávaním Vašich osobných údajov, pošlite prosím e-mail na : xoana.skola@gmail.com

DESATORO O VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOCH:

  1. Osobný údaj je čokoľvek, na základe čoho, Vás môže ktokoľvek identifikovať.
  2. Súkromná ZUŠ XOANA je prevádzkovateľ a zároveň spracovateľ, ktorý pri svojej činnosti používa spracovanie osobných údajov rôznych subjektov a Vy ste subjekt údajov.
  3. Vaše osobné údaje starostlivo chránime a používame ich iba k tomu, k čomu máme oprávnenie, alebo Váš súhlas.
  4. Nie vždy je potreba ku spracovaniu Vašich osobných údajov Váš súhlas.
  5. Neustále pracujeme na zdokonaľovaní procesov, technických a organizačných opatreniach, ktoré majú za úlohu Vaše osobné údaje chrániť.
  6. Pokiaľ si podáte žiadosť, máte právo vedieť, aké osobné údaje o Vás spracúvame, prečo ich spracúvame a pokiaľ tak robíme bez oprávnenia, alebo Vášho súhlasu, máte právo na výmaz, opravu, alebo obmedzenie týchto údajov.
  7. O spracúvaní osobných údajov vedieme záznamy.
  8. Posudzujeme vplyvy a riziká pri spracúvaní Vašich osobných údajov.
  9. O všetkom okolo Vašich osobných údajov, ktoré spracúvame sa môžete informovať na emailovej adrese : xoana.skola@gmail.com
  10. Smernicu podľa Všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov(GDPR) a Zákona o ochrane osobných údajov vypracoval : PK-Systems, s.r.o., SNP 22, 965 01 Žiar nad Hronom, IČO : 36636720, OR OS Banská Bystrica odd. Sro, vl.c.10315/S pod evidenčným číslom : BP 0058/2018 a  schválila riaditeľka školy a konateľka spoločnosti.

PRE TÝCH, KTORÍ CHCÚ VEDIEŤ VIAC

ÚVODNÉ INFORMÁCIE

V nasledujúcom texte Vám poskytujeme informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov a o právach súvisiacich so spracúvaním Vašich osobných údajov v rámci našej činnosti, teda v súvislosti so službami, ktoré Vám poskytujeme.
Akékoľvek nakladanie s osobnými údajmi sa riadi nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 zo dňa 27. 4. 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov“ alebo len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
V súlade s ustanovením čl. 13 a nasl. všeobecného nariadenia o ochrane údajov Vám ako tzv. dotknutým osobám poskytujeme nasledujúce informácie.
Tento dokument slúži k Vášmu riadnemu informovaniu o rozsahu, účelu, dobe spracúvania osobných údajov a k poučeniu o Vašich právach v súvislosti s ich ochranou.
Prevádzkovateľom Vašich osobných údajov je Súkromná základná umelecká škola XOANA(ďalej len škola) a Xoana s.r.o, (ďalej len spoločnosť), so sídlom Puškinova 2, 97101 Prievidza, IČO: 46 270 949. Spoločnosť je zriaďovateľom Súkromnej základnej umeleckej školy XOANA, so sídlom Jesenského 16, 97101 Prievidza, IČO: 37 917 587.

ČO VŠETKO PATRÍ MEDZI OSOBNÉ ÚDAJE?

Osobnými údajmi sú všetky informácie vzťahujúce sa k identifikované či identifikovateľné fyzickej osobe na základe ktorých možno konkrétnu fyzickú osobu priamo či nepriamo identifikovať (ďalej len dotknutá osoba). Medzi osobné údaje tak patri široká škála informácií, ako je meno a priezvisko, pohlavie, vek a dátum narodenia, osobný stav, fotografie, rodné číslo, číslo OP, miesto trvalého pobytu, telefónne číslo, e-mail, údaje o zdravotnej poisťovni, štátne občianstvo, údaje o zdravotnom stavu, podpis, IP adresa a mnoho ďalších.

NA AKOM ZÁKLADE MOŽEME SPRACÚVAŤ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Spracúvanie je zákonné, iba vtedy a iba v takom rozsahu, keď je splnená najmenej jedna z týchto podmienok:
a) dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely,
b) spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy,
c) spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti,
d) spracúvanie je nevyhnutné, aby sa ochránili životne dôležité záujmy dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby,
e) spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi,
f) spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.

AKÝ JE ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV, AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME, NA AKÚ DOBU MÁME ULOŽENÉ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Spoločnosť ako prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje nasledovným spôsobom/ na nasledovné účely:
a) Evidencia žiakov
Za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z osobitného predpisu sme povinní spracovávať určité osobné údaje a to bežné osobné údaje a osobitnú kategóriu.
Vaše osobné údaje uchovávame v zmysle Zákona čč. 245/1998 Z.z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) v znení neskorších predpisov a platného Registratúrneho plánu a poriadku zverejneného na webovom sídle v sekcii Ochrana osobných údajov.

b) E- mailová komunikácia
Účelom spracúvania je príprava a realizácia školských aktivít prevádzkovateľa.
Účelom spracúvania je tiež spätné poskytovanie informácií, týkajúcich sa Školy, vyžiadaných od poskytovateľa osobných údajov.
Vaše osobné údaje sú získané priamo od Vás v rozsahu, ktorý je nevyhnutný k tomu, aby mohla byť vaša e-mailová komunikácia zadaná do interného informačného systému Spoločnosti
Právny základ: Oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom spočívajúci v práve podnikať v rozsahu predmetov činnosti zapísaných vo výpise z príslušného registra.
Doba uchovávania: podľa druhu a obsahu komunikácie

c) Obchodná komunikácia
Účelom spracúvania je príprava a realizácia obchodných aktivít prevádzkovateľa.
Právny základ: Oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom spočívajúci v práve podnikať v rozsahu predmetov činnosti zapísaných vo výpise z príslušného registra.
Doba uchovávania: je podmienená prípravou a trvaním obchodnoprávneho vzťahu, ako aj uplynutím premlčacej doby.

d) Účtovníctvo a obchodná agenda
Účelom je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (napr. zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov)
Právny základ (vrátane ich poskytovanie tretím osobám): zákonná povinnosť
Doba uchovávania: 10 rokov

e) Personálna a mzdová agenda
Účelom spracúvania je príprava a uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o prácach mimo pracovného pomeru, evidencia podkladov o pracovnej spôsobilosti, výplaty mzdy, odvody, plnenie povinností voči orgánom štátnej správy, evidencia dochádzky, evidencia vzdelávania, evidencia vydaných poverení a splnomocnení, evidencia majetku alebo zariadenia, uzatváranie dohôd o hmotnej zodpovednosti, evidencia vydávania peňažných prostriedkov v hotovosti, poskytovanie zamestnaneckých benefitov, evidencia škôd spôsobených zamestnancami na pracovisku alebo majetku prevádzkovateľa (zamestnávateľa), kopírovanie dokladov nevyhnutných na účely pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu, ako aj plnenie ďalších zákonných a zmluvných povinností.
Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti, plnenie zo zmluvy, udelený súhlas prípadne oprávnený záujem
Doba uchovávania: počas trvania pracovnoprávneho vzťahu alebo iného obdobného vzťahu až do dovŕšenia sedemdesiateho roku života zamestnanca (aj bývalého).

f) Správa registratúry, vybavovanie agendy oznamovateľov protispoločenskej činnosti
Účelom spracúvania je plnenie zákonných povinností a to najmä vyplývajúcich zo zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a zo zákona č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Govermente) a plnenie povinností vyplývajúcich zo zákona č. 307/2014 Z.z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti
Doba uchovávania: je stanovená osobitnými predpismi

g) Vyhotovovanie a spracovanie foto a video počas vystúpení žiakov SZUŠ XOANA a umelcov zúčastnených v umeleckých vystúpeniach SZUŠ XOANA A XOANA s.r.o.
Účelom spracúvania je vyhotovenia a zverejnenie štylizovaných propagačných fotografií v rámci reklamných kampaní podporujúcich dobré meno Školy a Spoločnosti.
Právny základ: dotknutá osoba vyjadrila svoj súhlas
Doba uchovávania: nevyhnutná po dobu trvania marketingovej alebo reklamnej kampane a po dobu archivácie

h) Evidencia práv dotknutých osôb
Účelom spracúvania ako právnym základom je plnenie zákonnej povinnosti Spoločnosti. Doba uchovávania: 2 roky odo dňa vybavenia žiadosti dotknutej osoby

i) Akcie usporadúvané školou
Účelom spracúvania je organizovanie a zabezpečenie Vašej účasti na usporadúvanej akcii.
Právny základ: udelenie súhlasu (prihlásením); týmto súhlasom udeľujete svoj súhlas, že na akciách školy môžu byť vyhotovované fotografie a videá za účelom marketingovej propagácie umeleckej činnosti a svojim pohybom v označenom priestore snímanom fotografom alebo kameramanom vyjadrujete svoj súhlas s takýmto spracúvaním. Máte právo kedykoľvek namietať proti vyhotoveniu obrazového alebo obrazovo- zvukového záznamu Vašej osoby.

j) Návšteva webovej stránky
Účelom spracúvania je Vaša návšteva sociálnych sietí, na ktorých má škola vytvorený svoj profil. O spracúvanie sa riadi samostatnými podmienkami pre ochranu Vášho súkromia, ktoré sú zverejnené na sociálnych sieťach.
Právny základ: dotknutá osoba vyjadrila svoj súhlas (interakcia s pluginom) alebo aktívnym konaním (zapojením sa do súťaže)
Doba uchovávania: podľa druhu

k) Súdne spory
Účelom spracúvania ako aj oprávneným záujmom je preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov Spoločnosti.
Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa pri plnení právnych nárokov
Doba uchovávania: do právoplatného skončenia danej veci

l) Zmluvné vzťahy
Účelom spracovania je vedenie agendy potrebnej k splneniu zákonnej povinnosti prevádzkovateľa pri vedení evidencie zmlúv, evidencie pohľadávok, upomínanie dlžníkov, uzatváranie zmlúv o prenájme.

KOMU SPOLOČNOSŤ A ŠKOLA POSKYTUJE VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Spoločnosť poskytuje Vaše osobné údaje nasledovným osobám: účtovník spoločnosti a školy (vrátane externých), orgány štátnej a verejnej správy, samosprávy, správca webovej stránky spoločnosti a školy, audítor, advokát, spoločnosti vykonávajúce správu a podporu informačných technológii, poskytovatelia informačných služieb, poskytovatelia dátových úložísk, v odôvodnených prípadoch súdy a orgány činné v trestnom konaní, zdravotná poisťovňa, doplnkové dôchodkové sporiteľne, vzdelávacie agentúry, subjekt zabezpečujúci pracovnú zdravotnú službu, pracovné zdravotné posudky a posudzovanie zdravotnej spôsobilosti, subjekt zabezpečujúci poštové služby

POUŽÍVAME AUTOMATIZOVANÉ SPRACÚVANIE VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV?

Vaše osobné údaje nie sú vo všeobecnosti spracúvané výlučne automatizovaným spôsobom, ale vždy sa na ich spracúvaní podieľa aj náš vyškolený a poučený zamestnanec, prípadne externá osoba.

ČO BY STE MALI VEDIEŤ?

Osobné údaje dotknutých osôb sú spracúvané automatizovane v elektronickej forme a aj manuálne pracovníkmi spoločnosti a školy, a to podľa druhu služby, alebo produktu. Osobné údaje posúvame tretím osobám len vo výnimočných prípadoch a to iba vo chvíli, keď ide o oprávnený záujem spoločnosti a školy.

VIETE, NA ČO VŠETKO MÁTE PRÁVO?

Dotknutá osoba má :

  • Právo na prístup
    Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame.
    Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
  • Právo na opravu
    Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
  • Právo na vymazanie
    Máte právo nás požiadať o vymazanie vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť vašej žiadosti vyhovieť.
  • Právo na obmedzenie spracúvania
    Za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
  • Právo na prenosnosť údajov
    Za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
  • Právo namietať
    Máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a vy podáte námietku, nebudeme vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
  • Práva súvisiace s automatizovaným rozhodovaním
    Máte právo odmietnuť automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania, z ktorého pre vás vyplynie právny alebo podobný významný dôsledok. Skutočnosť, či sú vaše osobné údaje spracúvané prostredníctvom týchto spracovateľských operácií si overte v príslušnej sekcii, podľa účelu spracúvania.
  • Právo podať sťažnosť
    Ak chcete podať sťažnosť na spôsob, akým sú vaše osobné údaje spracúvané, vrátane uplatnenia vyššie uvedených práv, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu. Všetky vaše podnety a sťažnosti riadne preveríme.

Ak nie ste spokojný s našou odpoveďou, alebo sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo, alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, https://dataprotection.gov.sk, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
V prípade akýchkoľvek otázok, týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať prostredníctvom emailu na : xoana.skola@gmail.com

AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE ZBIERA A POUŽÍVA SZUŠ XOANA a XOANA s.r.o. ?

  • Fotografie a videá – z umeleckých podujatí žiakov školy a  z umeleckej činnosti spoločnosti
  • Fotografie a videá – propagačné, vytvorené a slúžiace na reklamné účely školy a spoločnosti
  • Žiaci školy – fotografie, osobné a kontaktné údaje
  • Zákonný zástupca žiaka– osobné a kontaktné údaje
  • Pedagógovia a ostatní zamestnanci školy– fotografie, osobné a kontaktné údaje
  • Kontaktný formulár školy a spoločnosti na webovej stránke: e-mail, meno a priezvisko, tel. číslo
  • Zmluvní partneri a dodávatelia služieb a tovaru – osobné údaje potrebné pri evidencii zmlúv, evidencii pohľadávok, upomínanie dlžníkov, uzatváranie zmlúv o prenájme, spolupráci, o dodávaní služieb a tovaru, dohôd o pracovnej, brigádnickej a umeleckej činnosti

Zoznam právnych základov, ktoré oprávňujú spoločnosť a školu spracúvať osobné údaje

  • zákon č. 245/1998 Z.z. o výchove a vzdelávaní(školský zákon) v znení neskorších predpisov. Článok 6 ods. 1, písm. a) NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ 2016/679 z 27. Apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
  • zákon č. 116/1990 Z. z. o nájme a prenájme bytových a nebytových priestorov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 40/1964 Zb.Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene adoplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 570/2005 Z. z. o brannej povinnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
  • zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
  • Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
  • Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.
  • Zákon č. 40/1964 Zb.Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov.
  • Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov.
    Článok 6 ods. 1, písm. a) NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ 2016/679 z 27. Apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a § 78 ods. 1Zákona 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov./ foto a video/